Software para contabilistas: o que deve preparar e o que só a si compete

O melhor software para contabilistas não é o que faz mais, é o que sabe onde parar: prepara e confere o trabalho e deixa a submissão à AT exclusivamente consigo. Na prática, deve juntar carteira de clientes com ficha fiscal, calendário de obrigações com estado por cliente, leitura de SAF-T de faturação e gestão de documentos e tarefas. O Konta foi desenhado com esse limite, e o que se segue explica o que exigir antes de escolher.

Software para contabilistas não substitui o programa de contabilidade

O mercado mistura três categorias. O programa de contabilidade organizada lança, apura e declara. O programa de faturação certificado emite os documentos dos seus clientes. O software de gestão do gabinete fica entre os dois e responde a outra pergunta: quem são os clientes, o que falta fazer, para quando e com que números.

Para a comparação entre categorias, leia Programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher. Para o mapa do que um gabinete deve cobrir em 2026, veja Software de contabilidade: o que deve cobrir num gabinete em 2026. Aqui o ângulo é a camada de gestão que usa todos os dias e que raramente é o foco de um programa de contabilidade.

O que deve fazer um software para contabilistas no dia a dia

Cinco funções separam uma ferramenta de gabinete de uma folha de cálculo com boa vontade:

• Ficha fiscal por cliente: NIF, regime de IVA e periodicidade, para que o calendário se ajuste a cada um.
• Calendário das obrigações com os prazos da AT e o estado por cliente, do pendente ao conferido.
• Leitura de SAF-T XML de faturação, com os valores faturados sem IVA por mês, divididos em bens, serviços e outros, e período identificado.
• Documentos e tarefas por cliente, com o que falta pedir e a quem.
• Imóveis, inquilinos e contratos, com recibos de renda gerados em lote.

Sobre prazos: mudam, e um calendário só serve se disser a que período se refere cada data. Confirme sempre no Portal das Finanças antes de comunicar uma data ao cliente. A periodicidade mensal ou trimestral do IVA resulta do artigo 41.º do Código do IVA, e é por isso que a ficha fiscal precisa de a registar por cliente.

Leitura de SAF-T de faturação: o que conferir antes de fechar o IVA

O Konta lê o SAF-T XML de faturação que o programa do seu cliente exporta e identifica o cliente e o período e mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, excluindo documentos anulados e já faturados. Não substitui esse programa: trabalha sobre o ficheiro que ele gera.

Que totais deve confirmar num ficheiro SAF-T?

As taxas de 6%, 13% e 23% do continente (artigo 18.º do Código do IVA) são o ponto de partida. As regiões autónomas têm taxas próprias, por isso o período e o âmbito do ficheiro contam tanto como os valores. Uma sequência de conferência que funciona:

1. Confirmar o período do ficheiro e compará-lo com o período da declaração em preparação.
2. Comparar o total de IVA de cada taxa com o que consta da contabilidade.
3. Registar qualquer divergência como tarefa do cliente, antes de pedir correções ao emissor.
4. Fechar a declaração no seu programa e submetê-la no Portal das Finanças.

A ferramenta mostra a divergência. A decisão sobre o que se declara, e a submissão, continuam a ser suas.

Como escolher software para contabilistas pelo número de clientes

Um critério que se subestima: o preço deve acompanhar a carteira, não o número de funcionalidades. No Konta, todas as funcionalidades estão em todos os planos e só muda o limite de clientes. Os valores são mensais e sem IVA; pagando ao ano, ficam dois meses grátis.

Plano	Clientes	Preço por mês (sem IVA)
Solo	até 15	12,50 EUR
Início	até 30	17 EUR
Essencial	até 50	26 EUR
Gabinete	até 100	35 EUR
Escritório	até 150	53 EUR
Escritório+	até 200	62 EUR

O Konta entrou em serviço em 2026, pelo que não encontra aqui casos de clientes nem números de utilização: encontra o que o produto faz e o que custa. Avalie-o como avaliaria qualquer outro, com dados reais da sua carteira.

Por onde começar em setembro de 2026

Setembro é o mês de rever a carteira depois das férias. Registe NIF, regime de IVA e periodicidade de cada cliente e olhe para outubro: o feriado de 5 de outubro cai a uma segunda-feira, menos um dia útil no calendário do gabinete.

Um passo concreto: crie conta no plano Solo (12,50 EUR por mês, até 15 clientes), registe os seus clientes, carregue um SAF-T real e compare os valores faturados por mês com o que já apurou. Comece em konta.pt.

Perguntas Frequentes

O Konta submete declarações à AT?

Não. O Konta prepara e confere; a submissão é sempre do contabilista, no Portal das Finanças. Também não substitui um programa de contabilidade organizada nem um programa de faturação certificado.

Um software para contabilistas substitui o programa de contabilidade?

Não. O programa de contabilidade lança, apura e declara, e o software de gestão do gabinete organiza clientes, prazos, documentos e tarefas à volta dele. Os dois coexistem, cada um na sua função.

Quanto custa um software para contabilistas como o Konta?

Depende do número de clientes, porque as funcionalidades são as mesmas em todos os planos. Os preços vão de 12,50 EUR por mês (Solo, até 15 clientes) a 62 EUR por mês (Escritório+, até 200 clientes, com mais 9 EUR por cada 50 clientes adicionais), sem IVA. Ao ano, ficam dois meses grátis.

Que ficheiros SAF-T consegue ler?

Ficheiros SAF-T XML de faturação, exportados pelo programa de faturação do cliente. A leitura mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, e identifica o período a que o ficheiro se refere.